Thực hiện công văn số 89/TB-BCĐ19 ngày 12 tháng 01 năm 2024 về việc đôn đốc triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước  trên địa bàn tỉnh năm 2024. Ủy ban nhân dân phường Hương An báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố Huế tình hình triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại UBND phường 6 tháng đầu năm 2024 như sau:

1. Hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL

a) Tình hình phê duyệt và triển khai kế hoạch, mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng 6 tháng đầu năm 2024:

Lãnh đạo phường luôn quan tâm, chỉ đạo sát sao việc triển khai, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả và các công chức phụ trách chuyên môn.  

₊ Ủy ban nhân dân phường đã xây dựng:

Kế hoạch số 02/KH-UBND ngày 03/01/2024 về  Triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO9001:2015 vào hoạt động của UBND phường Hương An năm 2024.

Quyết định số 05/QĐ-UBND ngày 03/01/2024 về việc công bố và ban hành mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng áp dụng tại UBND phường năm 2024;

Quyết định số 83/QĐ-UBND ngày 28/05/2024 ban hành danh mục quy trình, tài liệu về Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 tại phường Hương An.

Quyết định số 80/QĐ-UBND ngày 23/5/2024 công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 phường Hương An.

b) Tình hình phê duyệt và triển khai áp dụng tài liệu HTQLCL

Uỷ ban nhân dân phường đã ban hành 01 sổ tay chất lượng; 13 quy trình nội bộ bắt buộc áp dụng, quy trình iso giải quyết TTHC; 07 quy trình tác nghiệp.

- Tình hình xây dựng, phê duyệt kế hoạch, chương trình và triển khai hoạt động Đánh giá nội bộ năm 2024^:

Ủy ban nhân đan phường đã xây dựng Kế hoạch số 42/KH-BCĐ ngày 02/5/2024 về đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9001:2015 năm 2024 tại phường Hương An.

- Tình hình áp dụng quy trình ISO giải quyết TTHC:

- Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết TTHC: Đã tiến hành số hóa 1026/1026 hồ sơ, đạt tỷ lệ 100% các lĩnh vực bao gồm Bảo trợ xã hội, đất đai, hộ tịch, người có công, liên thông lĩnh vực người có công, Chứng thực bản sao điện tử…

- Tổng hợp, cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ TTHC tại phường: Từ ngày 15/12/2023 đến ngày 05/6/2024: Đã tiếp nhận hồ sơ 1026; giải quyết đúng hạn 1025 hồ sơ; trể hạn 01 hồ sơ. Hồ sơ trực tuyến 281 hồ sơ; trong đó (Mức độ 3,4: 272 hồ sơ; Chứng thực bản sao điện tử: 09 hồ sơ) đạt 27 %; Số hồ sơ liên thông thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi và Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, trợ cấp mai táng, hỗ trợ chi phí mai táng: 55 hồ sơ.

- Kết quả tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân, tổ chức liên quan đến quy định TTHC: Trong 6 tháng đầu năm 2024, UBND phường chưa nhận được kiến nghị nào của tổ chức, công dân liên quan đến quy định TTHC.

2. Đánh giá, nhận xét

a) Tự đánh giá về hiệu quả của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị.

Đánh giá tác động của hệ thống ISO trong cải cách hành chính: Công tác duy trì hệ thống ISO trong năm qua đã đạt được những kết quả đáng khích lệ; việc áp dụng các quy trình đã mang lại hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của phường.

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO đã góp phần tích cực trong giải quyết các công việc chuyên môn của phường; các quy trình được cụ thể hoá, xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận, đơn vị; từng bước nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức UBND phường.

Hệ thống ISO đã xác định khi giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức và công dân phải công khai các yêu cầu về hồ sơ, tài liệu phải nộp, thời gian hoàn thành, từ đó đưa ra biện pháp giúp đơn giản hóa các TTHC.

Giúp vận hành cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” có hiệu quả hơn, đó là khi giải quyết công việc, tiêu chuẩn ISO yêu cầu các khâu phối hợp phải được kết nối với nhau hợp lý, từ đó có thể thấy rõ khâu nào bị chồng chéo, bất hợp lý để cải tiến cho phù hợp, phục vụ các tổ chức và người dân tốt hơn.

Thúc đẩy việc nâng cao và hoàn thiện kết cấu hạ tầng, tăng cường công tác đào tạo, tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ cho CBCC nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu của từng vị trí công tác.

Về phía các bộ phận, đơn vị và cán bộ, công chức: Hệ thống ISO đã từng bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo điều kiện cho từng bộ phận, đơn vị và CBCC giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; hạn chế tác động tiêu cực trong thực thi công vụ.

Các bộ phận, đơn vị có ý thức hơn trong tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền làm căn cứ xử lý công việc và để tham chiếu khi cần; hồ sơ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực, tránh được tình trạng để lộn xộn, dễ bị thất lạc.

Đa số CBCC trong phường đã hiểu tác dụng của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, giải quyết công việc chuyên môn theo đúng quy trình, thủ tục, đảm bảo chính xác và đúng thời gian; thái độ giao tiếp với công dân được cải thiện hơn, tạo sự chuyển biến trong nhận thức.

Về phía các tổ chức, doanh nghiệp và người dân: Hệ thống ISO của phường chủ yếu liên quan đến các cơ quan, tổ chức và người dân, việc áp dụng ISO đối với công tác liên quan  trực tiếp đến giải quyết TTHC đã thực sự đem lại hiệu quả; các TTHC đều có quy trình xử lý công khai; quy định rõ các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ; thời gian trả kết quả, làm cho tổ chức không phải mất nhiều thời gian đi lại, chờ đợi, sự hài lòng ngày càng cao hơn.

 Các tổ chức, doanh nghiệp và người dân đến phường được hướng dẫn tận tình, trả kết quả đúng hẹn (cho đến nay phường chưa nhận được thắc mắc, kiến nghị liên quan đến các TTHC giải quyết theo chuẩn ISO).

b) Nêu những thuận lợi, khó khăn và những vấn đề tồn tại trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các cơ quan, đơn vị

Thuận lợi: Trong năm qua, phường luôn coi cải cách hành chính là khâu đột phá trong các nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, vì vậy quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của cấp trên. Lãnh đạo phường luôn quan tâm chỉ đạo tập trung, quyết liệt từ khâu lập kế hoạch, xây dựng đến tổ chức áp dụng và duy trì thường xuyên hệ thống tại phường.

Nhìn chung cán bộ công chức của phường đã có nhận thức tốt về tác dụng của việc triển khai hệ thống, có nhiều ý kiến tham gia đóng góp và có ý thức chấp hành tốt.

Tồn tại và khó khăn: Một số văn bản quy phạm pháp luật, các hướng dẫn thực hiện chính sách của Nhà nước có sự thay đổi liên tục dẫn đến việc phải thường xuyên cập nhật, bổ sung nội dung các quy trình.

Do khối lượng hồ sơ công việc chuyên môn nhiều dẫn đến sự quá tải của không gian làm việc, ảnh hưởng đến công tác sắp xếp và lưu trữ tài liệu; Việc quan tâm, áp dụng các quy trình ISO của một số bộ phận, đơn vị của UBND phường chưa thường xuyên, một số quy trình áp dụng còn chưa sát với thực tế, còn phải sửa đổi bổ sung.